Email memiliki peranan penting terutama untuk berkomunikasi secara profesional di era digital ini. Kalau kamu mengirim email kepada teman, mungkin bisa saja dilakukan dengan format suka-suka hati, tapi kalau kamu mau dianggap profesional oleh rekan bisnis, kamu harus memerhatikan bagaimana cara kamu mengirimkan email.

Berikut adalah beberapa cara untuk mengirimkan email secara profesional:

Pakailah alamat email yang profesional. Biasanya alamat email profesional menggunakan nama kamu. Hindari penggunaan alamat email dengan embel-embel yang kiranya tidak sesuai dengan format formal. Kalau kamu ngotot pake embel-embel tersebut, bisa-bisa rekan kerja kamu meragukan profesionalitas dan menganggap kamu termasuk golongan alay.

Subjek email wajib disematkan. Ada kolom khusus yang memang ditujukkan untuk mencantumkan subjek email. Selalu gunakan subjek email yang jelas agar penerima tahu maksud dan tujuan email tersebut dikirimkan. Jangan biarkan subjek email kosong, karena orang akan menganggap apa yang dikirim bukan prioritas dan mengurangi nilai profesionalisme. Masih untung  email tanpa subjek bisa masuk ke inbox, lebih sering sistem mendeteksinya sebagai spam sehingga emailmu bahkan tidak terlihat di kotak masuk penerima.

Ucapkan salam sebelum masuk ke inti masalah. Layaknya bertemu di dunia nyata, sapaan untuk menghangatkan suasana bisa membuat hati penerima email merasa lebih senang. Jangan asal panggil nama, gunakanlah tambahan Bapak dan Ibu untuk menghormati penerima.

Isi yang singkat dan jelas lebih disukai. Dengan mengasumsikan bahwa penerima memiliki waktu yang terbatas, usahakan email yang kamu kirimkan memiliki isi yang to the point.

Perhatikan penggunaan tanda baca dan huruf. Apa yang kita tuliskan di email mencerminkan kepribadian kita. Kalau kamu asal tabrak dan tidak peduli akan tanda baca dan huruf, sudah dipastikan penerima email jadi merasa ragu dengan kemampuan kita.

Tutup email dengan salam penutup yang sopan dan friendly. Akhiri email dengan salam penutup yang sopan, tutuplah dengan mencantumkan dengan nama lengkap dan kontak jika memang diperlukan. Bila kamu sudah sering berbalas email, kamu bisa memakai gaya bahasa yang lebih santai tapi jangan lupakan untuk tetap terlihat profesional.

Segera balas email meski tidak diwajibkan untuk membalas dengan cepat. Meskipun kamu baru bisa melaksanakan apa yang diminta tidak pada saat itu juga, setidaknya kirimkan email pada pengirim bahwa kamu paham akan apa yang diminta.

Cek dan ricek kembali email kamu sebelum dikirim. Lebih baik mencegah daripada mengobati. Kesalahan yang kita buat saat membuat email bisa dihindari jika kita mau mengecek kembali apa yang kiranya akan dikirim.Terlebih jika email bersifat penting dan rahasia.